De slider is niet ingesteld bij de opties. Stel deze nu in

Implementatie HLS: Ervaringen tot nu

Vanaf 14 september 2018 verdwijnen de “oude” ISO 9001 en ISO 14001 definitief uit beeld. De ervaring tot nu is dat de implementatie van de HLS nog regelmatig door organisaties wordt onderschat. “We maken wel even een context analyse en dan zijn we er wel”. Echter hiermee worden lang niet alle aspecten ondervangen uit de nieuwe normen. Met name de aspecten die op een of andere manier aan elkaar gelinkt zijn verliest men daarbij uit het oog, met het risico niet te voldoen aan de eisen van de norm. Organisaties die wel een duidelijke missie, visie en strategie hebben en hun doelstellingen goed omschrijven doen het veelal beter. Een stakeholdersanalyse maar ook een risico-analyse is vaak al aanwezig. Risico’s en kansen zijn onderkend en men weet wat de sterke en zwakke kanten zijn. Kortom: er worden tekortkomingen geconstateerd door de certificerende instanties.

Valkuilen, ofwel om welke tekortkomingen gaat het dan?

Een samenvatting per hoofdstuk van de norm met een aantal tips:

Hoofdstuk 4. Context van de organisatie
Stakeholderanalyses zijn beperkt opgesteld. Niet alle relevante belanghebbenden worden benoemd en daarmee worden ook hun eisen en verwachtingen niet in kaart gebracht. Dit kan risico’s met zich meebrengen, de organisatie kan voor onverwachte verrassingen komen te staan. De link tussen de stakeholders en de interne- en externe issues wordt niet altijd gelegd. Dat is jammer, het kan relevantie informatie geven over de prioriteit van een risico maar ook van een kans. Het toepassingsgebied is meer dan alleen de scope op het certificaat. Ook de onderbouwing van eventuele uitsluitingen behoort hier toe, evenals een omschrijving van de markt waarin men opereert als verwijzing naar de stakeholders uit de contextanalyse.
Ons advies: 

Neem de tijd voor het opstellen van de contextanalyse. Plan brainstormsessies in met vertegenwoordigers van alle afdelingen van de organisatie om de contextanalyse zo volledig mogelijk te kunnen opstellen.

 

Hoofdstuk 5. Leiderschap
Een enkele organisatie legt de verantwoording nog steeds neer bij de directievertegenwoordiger, zijnde geen lid van het management. Dit kan niet meer. Topmanagement dient betrokkenheid te tonen.
Ons advies:

Leg derhalve de rol als directievertegenwoordiger naast je neer en zorg ervoor dat het topmanagement zich laat zien. Laat ze fysiek aanwezig zijn op de werkvloer. Door bijvoorbeeld deelname aan veiligheidsronden of aanwezig zijn tijdens werkoverleggen, dag starten en personeelsbijeenkomsten. En parallel hieraan dient het topmanagement zichtbaar het beleid uit te dragen, door bijvoorbeeld een maandelijks bericht op de intranet site.

Hoofdstuk 6. Planning
Een ander aspect dat veelal onvoldoende is ingevuld zijn de doelstellingen. Organisatiebrede doelstellingen zijn dan nog wel aanwezig maar de doorvertaling naar afdelingsdoelstellingen ontbreekt. Parallel hieraan ontbreken vaak verplichte aspecten in de plannen van aanpak om de doelstellingen te bereiken, zoals beschikbaarheid middelen, methode van evaluatie en meten van doeltreffendheid.
Het opstellen van het milieuaspectenregister, de MAR, vanuit het levenscyclusperspectief blijkt in de praktijk een struikelblok te zijn.
Ons advies:

Organiseer meetings om samen met de betrokken afdelingshoofden de doorvertaling van de doelstellingen naar de afdelingen te bewerkstelligen. Zijn de doelstellingen bekend, plan dan gezamenlijk de acties om de doelstellingen te realiseren en bespreek ook wat er voor nodig is en hoe het uiteindelijke resultaat wordt geëvalueerd. Bespreek tijdens deze meetings ook het begrip levenscyclusperspectief en hoe dit relateert aan de processen.

Hoofdstuk 7. Ondersteuning
Het hoofdstuk ondersteuning in het kader van de implementatie van de HLS laat weinig bijzonderheden zien. Maar goed, dit moest men ook voor de “oude” normen al geregeld hebben. Kennismanagement is een belangrijkere rol gaan spelen, mede in de context van het borgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan het steeds groter wordende tekort aan goed geschoold technisch personeel. Een groot risico!
Ons advies:

Het tekort aan goed geschoold technisch personeel speelt in veel organisaties. Als organisatie alleen is dit lastig op te lossen, ga derhalve op zoek naar samenwerking met andere organisaties en opleidingen voor het werven van nieuwe medewerkers. Maar zorg daarnaast ook dat de omgeving het bedrijf kent. Houd open dagen, geef voorlichting op scholen en bied stageplekken aan.

Hoofdstuk 8 Uitvoering
Anders is dit voor het hoofdstuk uitvoering. Hier zitten toch nog wel een paar valkuilen. Zo geldt ook voor de ISO 14001 dat wijzigingen dienen te worden beheerst, de alom bekende MOC procedure (Management of change). En dat geldt eveneens voor beheersing van uitbestede diensten. Dat er vanuit het levenscyclusperspectief producten en diensten dienen te worden ingekocht blijkt lastig te zijn (ISO 14001). Hier wordt veelal geen invulling aangegeven.
Ons advies:

Maak duidelijk dat wijzigingen risico’s met zich mee kunnen brengen en zorg ervoor dat voorafgaand aan de wijzing stelselmatig naar de risico’s wordt gekeken. Besteed je veel werk uit, ga dan eens een kijkje nemen bij je leverancier. Doe een leveranciersaudit en neem milieucriteria op in het inkoopbeleid, bijvoorbeeld eisen omtrent herbruikbaarheid verpakkingen of gebruik FSC hout.

Hoofdstuk 9. Evaluatie van de prestaties
Valkuil binnen dit hoofdstuk is vaak het ontbreken van de nieuwe normelementen in zowel de interne audits alsmede de directiebeoordeling.
Ons advies:

Neem derhalve de nieuwe normelement op in het format voor de interne audits en de directiebeoordeling.

Hoofstuk 10. Verbetering
Geen bijzonderheden. Continu verbeteren staat ook in de nieuwe normen centraal.

 

Tot slot!
Is het transitieproces van de “oude” naar de nieuwe normen nog niet succesvol doorlopen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs en dan zorgen wij er samen voor dat de valkuilen in uw organisatie vermeden worden!

 

 

 

Terug naar overzicht
©2016 BMD Advies Oost     |     Sitemap     |     Disclaimer